Buschfunk ist kein Endgegner: Effektive Kommunikation in Organisationen

Buschfunk ist kein Endgegner - sondern ein Symptom

Faktoren, Anforderungen und Herausforderungen informeller Kommunikationsstrukturen

Keine Woche vergeht, in der ich nicht mit Menschen rede, die sich über die Kommunikation auf ihrer Arbeit aufregen. Kommunikation, so sagt man mir, funktioniert „hier” eigentlich super - aber das betrifft nur den sogenannten „Buschfunk.“ Alles andere funktioniert meistens nicht oder nur schlecht.

In meinen Gesprächen wird häufig sehr schnell klar, dass sich viele Menschen nicht wirklich bewusst sind, dass Kommunikation - um als „gut” bewertet zu sein - verschiedene Parameter bedienen muss. Einfach nur Information „loswerden” ist nicht das Gleiche, wie gut kommunizieren.

In diesen Gesprächen bringe ich daher zu Sprache, dass die Mehrheit der Menschen Information, die sie kommunizieren wollen, wie eine heiße Kartoffel zu betrachten scheinen. Man hat sie in der Hand, jongliert damit von links nach rechts, und wirft sie schliesslich in den Raum, weil man das Ding einfach loswerden will - und ja auch soll. Die wenigsten Menschen scheinen sich Gedanken zu machen - und dies ist wirklich nur mein Eindruck - was mit Informationen geschieht, nachdem man sie auf diese Art und Weise losgeworden ist. Gleichzeitig bekundigt man aber gerne, dass Kommunikation ja keine Einbahnstrasse sei. Man ist sich der Sache sehr wohl bewusst - aber es mangelt an einem Ansatz, wie man diesen Grundsatz auch umsetzen kann.

Theoretisch ist der angewandte Prozess ja auch ganz einfach und linear: Person A hat Information, die Person B benötigt. Also teilt Person A diese Information einfach Person B mit. Fertig.

Person B ist nun in der Verantwortung, diese Information zu verstehen, einzuordnen, und unter Bezugnahme darauf, irgendwie zu agieren. Dies geschieht in Meetings und auch - und dies ist ein Schmerzpunkt für mich - in Vorträgen und Workshops. Vorträge und Workshops die gut befunden werden, erfüllen in der Regel verschiedene Ansprüche an Kommunikation: Nämlich die, die ich auch in diesem Beitrag aufzeigen werden.

Leider scheint Kommunikation häufig nicht zu funktionieren: Zuhörer und Zuschauer werden nicht „mitgenommen", Teilnehmer sind gelangweilt und hören nicht mehr zu. Man zückt das Handy oder den Laptop und beschäftigt sich anderweitig. Wenn dieser Impasse geschieht, dann wird die Verantwortung gerne ganz schnell beim Empfänger verortet: „Ich hab’s ihm ganz klar gesagt!” oder „Keine Ahnung, warum sie das nicht verstanden hat”, oder „Die waren einfach nicht an dem Thema interessiert."

Man schaut dabei lieber nicht in den Spiegel, sondern schlussfolgert, dass man selbst natürlich alles richtig gemacht hat. Also muss auch nichts geändert werden. Entstehende Muster ignoriert man lieber. Die anderen sind schuld; man selbst eher nicht.

Kommunikation ist allgegenwärtig und wichtig für das gute Funktionieren von Beziehungen, Teams, Arbeitsgruppen, Abteilungen und ganzen Firmen. Man könnte auch sagen, das Kommunikation ein zentrales Bindeglied moderner Organisationen ist. Über sie werden Informationen weitergegeben, Entscheidungen vorbereitet, Beziehungen gestaltet und organisationales Handeln koordiniert.

Trotz dieser wichtigen und zentralen Bedeutung zeigt sich in vielen Unternehmen ein paradoxes Bild: Während der sogenannte „Buschfunk“ - also informelle, inoffizielle Kommunikationswege - häufig schnell, wirksam und reichweitenstark funktioniert, gelingt eine klare, verlässliche und formelle Kommunikation nur unzureichend.

Informationen sind häufig widersprüchlich, verspätet oder unvollständig; Mitarbeitende fühlen sich schlecht informiert, missverstanden oder übergangen. Daraus resultierend sind Mitarbeitende sauer, demotiviert und desillusioniert. Sie schütteln mit den Köpfen, rollen die Augen und zucken mit den Schultern. „Tja, das ist hier einfach so” ist eine beliebte Schlussfolgerung. „Da kannste nichts machen!” - wir geben einfach auf und akzeptieren die Situation als unveränderlich und unvermeidbar - so wie Steuern und den Tod. 

Ich verfolge mit diesem Beitrag drei Ziele: Erstens möchte ich die zentralen Faktoren effektiver Kommunikation systematisch erläutern. Zweitens werde ich  daraus konkrete Anforderungen und Handlungsanweisungen für gelingende Kommunikation ableiten - im Sinne einer Lösungsorientierung. Drittens werden diese Aspekte explizit mit der Kommunikationspraxis in Unternehmen verknüpft, in denen informelle Kommunikationskanäle formelle Strukturen teilweise ersetzen oder unterlaufen.

Zentrale Faktoren effektiver Kommunikation

Faktor 1: Klarheit und Zielorientierung

Klarheit bezeichnet die eindeutige, strukturierte und verständliche Formulierung von Botschaften.

Jede Kommunikation benötigt ein klares Ziel: Soll informiert, überzeugt, koordiniert oder entschieden werden? Unklare Kommunikation entsteht häufig dort, wo Ziele unausgesprochen bleiben oder Inhalte nicht logisch aufgebaut sind. Man wird dazu verleitet, sich auf Annahmen zu verlassen. Annahmen sind notorisch anfällig dafür, einfach falsch zu sein.

Klarheit ist deshalb entscheidend, weil sie kognitive Belastung reduziert und Interpretationsspielräume begrenzt. In Organisationen mit hoher Komplexität führt mangelnde Klarheit zwangsläufig zu Fehlannahmen und somit zu Doppelarbeit und ineffizienten Abstimmungsprozessen.

Faktor 2: Aktives Zuhören

Kommunikation ist kein linearer Übertragungsprozess, sondern ein dialogisches Geschehen. Aktives Zuhören umfasst die bewusste Aufmerksamkeit für Inhalte, Zwischentöne und Emotionen sowie das Rückspiegeln des Gehörten.

In organisationalen Kontexten wird Zuhören häufig zugunsten von Effizienz vernachlässigt. Die Folge sind Gespräche, in denen zwar gesprochen, aber nicht verstanden wird. Aktives Zuhören ist jedoch Voraussetzung für tragfähige Entscheidungen, da relevante Informationen oft nicht explizit, sondern implizit geäußert werden. Mit anderen Worten, gute Kommunikation ist keine Einbahnstrasse: Die Verantwortung dafür obliegt allen Gesprächspartnern (bzw., allen, die Informationen an andere kommunizieren UND allen, die Informationen empfangen!).

Faktor 3: Adressatenorientierung

Effektive Kommunikation berücksichtigt Wissen, Erfahrung, Rolle und Erwartungen der jeweiligen Zielgruppe. Eine Botschaft, die für Führungskräfte verständlich ist, kann für operative Mitarbeitende unklar oder irrelevant sein.

Ich erlebe unglaublich häufig, dass Kommunikation auf einer falschen Ebene stattfindet. Kommunizierende vernachlässigen manchmal sich Gedanken darüber zu machen, wer auf der anderen Seite sitzt und wie die Empfänger mit der Information umgehen können oder wollen. Menschen basieren die Art und Weise ihrer Kommunikation auf ihrem eigenen Wissen und ihren eigenen Erfahrungen - und berücksichtigen manchmal nicht, dass Wissen und Grundlagen nicht universell sind.

Man kommuniziert manchmal in der Stratosphäre, obwohl nicht alle fliegen können.

Adressatenorientierung ist deshalb zentral, weil Organisationen aus heterogenen Gruppen bestehen.  Wir sind unterschiedlich, haben verschiedene Lebenswege erlebt und uns unterschiedlich entwickelt. Wer sich seit 30 Jahren mit ein- und derselben Thematik intensiv befasst hat anderes Wissen, als jemand, der die gleiche Thematik nur flüchtig kennt.

Wird nicht berücksichtigt, wer die Empfänger von Informationen sind, entstehen Distanz, Demotivation und das Gefühl, „nicht gemeint“ zu sein.

Faktor 4: Nonverbale Kommunikation

Nonverbale Signale – Mimik, Gestik, Körperhaltung und Tonfall – beeinflussen die Interpretation verbaler Botschaften maßgeblich. In Zweifelsfällen werden nonverbale Hinweise stärker gewichtet als gesprochene Worte. So ziemlich jeder nimmt das Gegenüber implizit wahr - man achtet darauf, wie sich andere Personen verhalten, wie sie sprechen, wie sie sich präsentieren.

In Unternehmen führt eine Diskrepanz zwischen verbalem Inhalt und nonverbalem Ausdruck häufig zu Misstrauen. Ankündigungen von Transparenz oder Beteiligung verlieren ihre Glaubwürdigkeit, wenn sie in distanzierter oder widersprüchlicher Weise vermittelt werden. Der Sender von Information wird manchmal abgewertet, wenn diese Diskrepanz entsteht: „Der ist total arrogant.”

Alternativ kann auch eine gewisse Bewunderung entstehen: „Bei der komme ich nicht mit - die hat einfach viel zu viel Ahnung davon.”

Faktor 5: Emotionale Intelligenz

Emotionale Intelligenz beschreibt die Fähigkeit, eigene Emotionen sowie die Emotionen anderer wahrzunehmen, zu verstehen und zu regulieren. Kommunikation ist stets emotional gerahmt, auch wenn sie sachlich intendiert ist. (Da ist sie wieder, die Stratosphäre!). Egal, wie wir kommunizieren,  Sender und Empfänger sind emotional in die Kommunikation eingebunden: Man fühlt etwas - und diese Emotionen werden weitergeben und auch empfangen.

Fehlt emotionale Intelligenz, eskalieren Gespräche schnell, Widerstände verhärten sich und Konflikte werden personalisiert statt sachlich bearbeitet. Gerade in Veränderungsprozessen ist emotionale Kompetenz eine Schlüsselressource.

Faktor 6: Kontext und Timing

Der Kontext, in dem Kommunikation stattfindet, beeinflusst deren Wirkung erheblich. Zeitpunkt, Medium, organisatorische Situation und aktuelle Belastungen bestimmen, wie auf Botschaften reagiert wird. Nichts macht mehr Spaß, als nach einer langen Nachtschicht nach Hause zu kommen - völlig müde und erschöpft - um schon beim Reinkommen damit konfrontiert zu werden, dass man den Müll noch rausbringen muss.

Wichtige Informationen, die zu spät, im falschen Rahmen oder über ungeeignete Kanäle kommuniziert werden, verlieren ihre Wirksamkeit – selbst wenn ihr Inhalt sinnvoll ist.

Faktor 7: Feedback und Verständnissicherung

Effektive Kommunikation erfordert Rückkopplung. Durch Nachfragen, Zusammenfassungen und Feedback wird überprüft, ob eine gemeinsame Bedeutung entstanden ist. Wer die heiße Kartoffel einfach in den Raum wirft ist meistens froh, sie einfach los zu sein. Dabei ist es von äusserster Wichtigkeit, sich zu vergewissern, dass der Empfänger auch weiß, was er da bekommen hat und wie er damit umgehen soll. Kommunikation ist wirklich keine Einbahnstrasse!

In Organisationen ohne systematische Verständnissicherung verbreiten sich Fehlinterpretationen unbemerkt. Diese bilden den Nährboden für informelle Gerüchte und alternative Erklärungsmodelle. Der „Buschfunk” funktioniert dann ganz hervorragend!

Faktor 8: Vertrauen und Beziehungsqualität

Vertrauen beeinflusst, wie Botschaften interpretiert werden. In vertrauensvollen Beziehungen wird Kommunikation wohlwollend gedeutet, in misstrauischen Kontexten hingegen kritisch oder defensiv.

Fehlt Vertrauen, ersetzen Spekulation und Buschfunk die offizielle Kommunikation. Informationen werden nicht geglaubt, sondern bewertet und umgedeutet.

Anforderungen an gute (gelingende) Kommunikation

Aus den genannten Faktoren lassen sich konkrete Anforderungen ableiten:

1. Kommunikationsziele müssen explizit geklärt werden.

2. Inhalte sind strukturiert, verständlich und konsistent zu formulieren.

3. Zuhören ist als gleichwertiger Bestandteil von Kommunikation zu etablieren (keine Einbahnstrasse).

4. Zielgruppen sind bewusst zu differenzieren (Mit wem rede ich überhaupt?).

5. Emotionale Reaktionen sind ernst zu nehmen, nicht zu vermeiden (oder zu ignorieren! Es ist gar nicht so schwer, auf Gefühle zu achten).

6. Zeitpunkt und Medium/Kommunikationskanäle müssen strategisch gewählt werden.

7. Feedbackschleifen sind verbindlich zu integrieren, damit man weiß, dass die Information auch so verstanden wurde, wie man dies möchte).

8. Vertrauen ist als Voraussetzung von Kommunikation aktiv zu gestalten.

Diese Anforderungen sind nicht optional, sondern konstitutiv/fundamental für funktionierende organisationale Kommunikation. Ohne sie geht es nicht!

Der Buschfunk als Symptom organisationaler Kommunikationsdefizite

Der sogenannte Buschfunk erfüllt in vielen Unternehmen wichtige Funktionen: Er kompensiert Informationslücken, reduziert Unsicherheit und ermöglicht Sinnstiftung. Seine Existenz ist daher weniger Ursache als vielmehr Symptom defizitärer formeller Kommunikation.

Wo offizielle Kommunikation unklar, verspätet oder unglaubwürdig ist, entstehen informelle Deutungsräume. Mitarbeitende greifen auf persönliche Netzwerke zurück, um Informationen einzuordnen. Der Buschfunk ist dabei oft schneller und emotional anschlussfähiger als formelle Kanäle, jedoch anfällig für Verzerrungen.

Problematisch wird der Buschfunk dort, wo er die formelle Kommunikation ersetzt. Entscheidungen werden dann nicht mehr anhand offizieller Informationen bewertet, sondern auf Basis von Gerüchten und Interpretationen.

Organisationspsychologische Perspektiven auf Kommunikation

Die aktuelle Organisationspsychologie erweitert klassische Kommunikationsmodelle um zentrale Erkenntnisse zu Motivation, Verhalten, Macht, Sinnkonstruktion und sozialer Dynamik in Organisationen. Kommunikation wird dabei nicht nur als Informationsaustausch verstanden, sondern als ein Prozess, durch den organisationale Realität aktiv hergestellt wird.

Punkt 1: Kommunikation als Sinnstiftung (Sensemaking)

Die Arbeit in einem Unternehmen ist ein fortlaufender Prozess des Sensemaking. Mitarbeitende interpretieren Ereignisse, Entscheidungen und Veränderungen kontinuierlich, um handlungsfähig zu bleiben. Kommunikation liefert dabei nicht nur Fakten, sondern Deutungsrahmen.

Fehlt eine durchgängige organisationale Kommunikation, entsteht ein Deutungsvakuum, das informelle Narrative füllen. Mit anderen Worten, Menschen reimen sich Geschichten zusammen, was Aussagen oder Verhalten bedeuten. Der Buschfunk übernimmt dann eine sinnstiftende Funktion, indem er Ereignisse erklärbar macht – jedoch häufig vereinfacht, emotionalisiert oder verzerrt.

Punkt 2: Psychologische Sicherheit

Aktuelle Forschung zeigt, dass psychologische Sicherheit eine zentrale Voraussetzung für effektive Kommunikation ist. Sie beschreibt ein Klima, in dem Mitarbeitende ohne Angst vor negativen Konsequenzen Fragen stellen, Zweifel äußern oder Fehler ansprechen können.

In Organisationen mit geringer psychologischer Sicherheit werden relevante Informationen zurückgehalten oder nur informell geteilt. Formelle Kommunikation verliert an Substanz, während der Buschfunk zum geschützten Ersatzraum wird.

Ich stelle immer wieder fest, das psychologische Sicherheit einfacher zu beschreiben als aktiv zu leben, ist. So viele Menschen in Führungspositionen sagen mir „Vor mir braucht do keiner Angst zu haben” nur um im nächsten Schritt einen Mitarbeiter für eine ehrliche Aussage zu kritisieren oder für das Zugeben eines Fehlers abzumahnen.

Punkt 3: Motivation, Selbstbestimmung und Kommunikation

Psychologische Selbstbestimmungstheorie betont die Bedeutung der Grundbedürfnisse nach Autonomie, Kompetenz und sozialer Eingebundenheit. Kommunikation beeinflusst alle drei Dimensionen direkt.

Unilaterale, intransparente oder bevormundende Kommunikation untergräbt Motivation.

Beteiligungsorientierte, erklärende und respektvolle Kommunikation hingegen stärkt Commitment und Verantwortungsübernahme.

Punkt 4: Macht, Status und Kommunikationsasymmetrien

Organisationale Kommunikation ist stets durch Macht- und Statusunterschiede geprägt. Informationen werden nicht neutral verteilt, sondern selektiv weitergegeben, gefiltert oder zurückgehalten.

Organisationspsychologisch relevant ist dabei weniger die formale Hierarchie als die wahrgenommene Zugänglichkeit von Entscheidungsträgern. Wo Kommunikationsasymmetrien nicht reflektiert werden, entstehen Gerüchte als Ausgleichsmechanismus.

Kommunikation wird somit auch von Faktoren wie Autorisierung und Intimität beeinflusst. Wer autorisierter in einem Unternehmen hat, wer mehr Status hat, wer mehr Macht hat und wer einvernehmliche Beziehungen auf Augenhöhe hat, der kommuniziert ganz anders, als jemand, der diese Privilegien nicht hat!

Punkt 5: Emotionen und Veränderungskommunikation

Veränderungsprozesse aktivieren Unsicherheit, Kontrollverlust und Identitätsfragen. Organisationspsychologische Forschung zeigt, dass sachlich korrekte, aber emotional blinde Kommunikation in solchen Phasen scheitert. Wer sich seiner selbst - und auch der anderen Menschen wirklich bewusst ist - kann besser und effektiver kommunizieren. 

Wirksame Veränderungskommunikation adressiert explizit Emotionen, erklärt Hintergründe und ermöglicht Dialog. Wird dies versäumt, übernimmt der Buschfunk die emotionale Verarbeitung des Wandels.

Effektive Kommunikation in Organisationen erfordert weit mehr als das Weitergeben von Informationen. Sie setzt Klarheit, Zuhören, emotionale Kompetenz, Kontextsensibilität und Vertrauen voraus. Wo diese Faktoren systematisch vernachlässigt werden, entstehen informelle Kommunikationsstrukturen, die zwar funktional, aber instabil sind.

Der Buschfunk ist kein Gegner organisationaler Kommunikation, sondern ein Indikator für deren Schwächen. Unternehmen, die verlässliche Kommunikation etablieren wollen, müssen daher nicht den Buschfunk bekämpfen, sondern die Qualität ihrer formellen Kommunikation grundlegend verbessern.

Langfristig entscheidet nicht die Menge der Kommunikation über ihren Erfolg, sondern ihre Qualität, Anschlussfähigkeit und Glaubwürdigkeit.